Mit der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit steht man vor so manchen großen und kleinen Hürden, die zum Teil recht schwierig und/oder zeitaufwendig sind. Da möchte man einfach schnell mal eine E-Mail schreiben und plötzlich fällt einem ein: "Halt, da war doch was... Ich habe doch nun eine GmbH. Muss ich da nicht eine anständige Signatur haben?". In diesem Beitrag gehe ich näher darauf ein, wer, wann und wie welche Angaben in seinen geschäftlichen E-Mails zu machen hat und warum diese Angaben nicht nur dazu dienen, die E-Mail ein wenig "seriöser" wirken zu lassen. 

Aufgrund des "Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister", das zum 01.01.2007 in Kraft getreten ist, bestehen neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe. Auch E-Mails, Faxe und andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, haben diese Anforderungen zu erfüllen. Von den Regelungen sind daher zum Beispiel auch Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine betroffen. 

Der Begriff "Geschäftsbrief" ist dementsprechend sehr eng auszulegen. Das heißt, auch eine Postkarte zum Jubiläum oder zu Weihnachten kann, wenn sie an einen Geschäftspartner versandt wird, einen Geschäftsbrief darstellen. Immer, wenn es sich also um eine Nachricht handelt, die nach außen gerichtet ist und die einen geschäftlichen Bezug aufweist, sollte davon ausgegangen werden, dass man einen "Geschäftsbrief" verschickt. 

Keine "Geschäftsbriefe" sind somit

• interner Schriftverkehr im Unternehmen (E-Mails zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen) und
• Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis (beispielsweise Postwurfsendungen und Anzeigen in Zeitungen). 

Zur Angabe einer Signatur ist derjenige Gewerbetreibende verpflichtet, der im Handelsregister eingetragen ist. Also

• der Einzelunternehmer, der in das Handelsregister eingetragen ist (eingetragene Kaufleute, siehe § 37a HGB),
• die offene Handelsgesellschaft (siehe § 125a HGB),
• die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH, siehe § 35a GmbHG),
• die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt, UG, siehe § 35a GmbHG), 
• die Kommanditgesellschaft (KG, siehe §§ 177a, 125a HGB) und
• die Aktiengesellschaft (AG, siehe § 80 AktG).

Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer ohne Eintragung in das Handelsregister sind von dieser Pflicht nicht betroffen. Für diese Unternehmer kann sich aber eine entsprechende Pflicht aus der "Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer (Dienstleistung-Informationspflichten-Verordnung, DL-InfoV)" ergeben. 

Welche konkreten Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur aufzuführen sind, ist davon abhängig, welche Rechtsform der Unternehmer hat. Grundsätzlich sind aber die im Impressum vorzuhaltenden Informationen anzugeben. 

Eingetragener Kaufmann (e.K.)

Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute müssen die nachfolgend aufgeführten Informationen in ihrer Signatur bereitstellen:

• den Namen des Unternehmens (Firma, entsprechend der Eintragung im Handelsregister)
• den Rechtsformzusatz ("eingetragener Kaufmann" beziehungsweise "eingetragene Kauffrau" oder die entsprechende Abkürzung "e.K." beziehungsweise "e.Kfr.")
• den Ort der Niederlassung, 
• das Registergericht und die Handelsregisternummer (zum Beispiel "Amtsgericht Hannover, HRA 123456").

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft (KG)

Die OHG und die KG haben entsprechend der gesetzlichen Vorgaben

• den Namen des Unternehmens (Firma, entsprechend der Eintragung im Handelsregister),
• die Rechtsform ("OHG" oder "KG"),
• den Sitz der Gesellschaft,
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft sowie die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel "Amtsgericht Hannover, HRA 123456"),

in ihrer Signatur anzugeben. 

Eine GmbH und eine UG müssen 

• den Namen des Unternehmens (Firma, entsprechend der Eintragung im Handelsregister),
• die Rechtsform ("GmbH" oder "UG"),
• den Sitz der Gesellschaft ,
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft sowie die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel "Amtsgericht Hannover, HRB 123456"),
• alle Geschäftsführer mit mindestens einem ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen (zum Beispiel "Geschäftsführer: Max Mustermann")

aufführen.

Sofern die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden bestellt hat, ist dieser ebenfalls mit seinem Vor- und Nachnamen anzugeben (zum Beispiel "Aufsichtsratsvorsitzende: Sabine Sauberfrau"). Die GmbH und die UG haben grundsätzlich keine Angaben zum Gesellschaftskapital zu machen. Sollten diese Angaben dennoch freiwillig erfolgen, so müssen zwingend das Stammkapital und

- sofern nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt wurden - der Gesamtbetrag der offenen Einlagen aufgeführt werden. 

Eine Aktiengesellschaft (AG) muss in ihren E-Mails 

• den Namen des Unternehmens (Firma, entsprechend der Eintragung im Handelsregister),
• die Rechtsform ("AG"),
• den Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel "Hannover"),
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft sowie die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel "Amtsgericht Hannover, HRB 123456"),
• alle Vorstandsmitglieder mit Vor- und Nachnamen (zum Beispiel: "Vorstandsmitglieder: Max Mustermann, Sabine Sauberfrau"),
• den Vorstandsvorsitzenden mit Vor- und Nachnamen (zum Beispiel: "Vorstandsvorsitzende: Sabine Sauberfrau")
• den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachnamen (zum Beispiel: "Vorsitzender des Aufsichtsrats: Friedhelm Fleißig")

angeben. 

Auch bei der AG sind Angaben zum Gesellschaftsvermögen nicht zwingend. Sollten sie aber gemacht werden, so muss das Grundkapital und - sollte auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt sein - der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. 

Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sollten zumindest

• den Namen des Unternehmens (Firma)
• den Inhaber mit Vor - und Nachnamen und 
• eine ladungsfähige Anschrift

angeben. 

Zu beachten ist, dass bei der Pflichtangabe zum Ort der Niederlassung/Sitz des Unternehmens eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden muss. Die Angabe eines Postfachs ist dementsprechend nicht ausreichend. 

Eine Verlinkung auf ein Impressum innerhalb einer E-Mail oder eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) kann die Pflichtangaben nicht ersetzen, da nicht jeder E-Mail-Adressat immer direkt einen Zugriff auf das Internet oder die Möglichkeit hat, die Visitenkarte ohne Probleme zu öffnen.

Eine Telefon- oder Faxnummer oder die Internetadresse des Unternehmers/Unternehmens müssen nicht aufgeführt werden. Diese Angaben bieten sich aber zur Kontaktaufnahme und für Rückfragen von Kunden an und können problemlos zusätzlich erfolgen. 

Sollten die Angaben nicht oder nicht vollständig gemacht werden, so kann das Registergericht gegenüber dem Unternehmer/Unternehmen ein Zwangsgeld von bis zu 5.000,00 € erheben. 

Ferner besteht die Gefahr einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Mitbewerber, wobei das OLG Brandenburg jedoch entschieden hat, dass zumindest die fehlende Angabe eines (ausgeschriebenen) Vornamens und eines Familiennamens in einem Geschäftsbrief regelmäßig nicht dazu geeignet ist, den Wettbewerb zu beeinflussen (OLG Brandenburg, Urteil vom 10.07.2007, Az. 6 U 12/07). Die erforderliche "spürbare Beeinträchtigung" im Sinne des § 3a UWG war nicht gegeben, so dass die Abmahnung - jedenfalls in diesem Fall - erfolglos blieb.

Da ein Verstoß gegen die Pflichtangaben in den E-Mails ein teurer Spaß werden kann, sollten Sie darauf achten, dass E-Mails nur mit einer Signatur versandt werden, die die aktuellen und vollständigen Pflichtinformationen über ihr Unternehmen enthält. Der Einfachheit halber sollten Sie sich eine korrekte Signatur in Ihrem E-Mail-Programm hinterlegen. Auch sollten Sie Ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass E-Mails an Externe nur verschickt werden, wenn die Pflichtangaben am Ende aufgeführt sind. So können Sie das Risiko einer Inanspruchnahme wegen fehlender Pflichtangaben in E-Mails durch das Registergericht oder durch Mitbewerber von Beginn an weitestgehend ausräumen.